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Gestion de projet : faire un planning avec Excel

L’environnement bureautique ne comprend pas toujours d’outil de gestion de projet. Qu’importe, Excel fera largement l’affaire. On peut en effet faire des plannings plutôt design, en quelques manipulations.

Tout d’abord, saisissons notre planning en mode « texte » comme ci-dessous (planning totalement fictif pour l’exemple).

Nous avons positionné les colonnes Direction, Projet, Chantier et Equipe. Nous avons également placé des numéros de semaine, ainsi que les nombre de jours de charge par équipe. En réfléchissant un peu, nous pouvons percevoir l’intérêt d’un tel planning : il ressemble plus à une base de données qu’à un planning classique (diagramme de GANT). Il sera donc très facile de le retravailler par du code VBA, de consolider plusieurs planning, d’avoir une vision synthétique en utilisant des filtres, etc…

Et nous pouvons insister lourdement sur un point : quand on construit un planning Excel, il n’est pas très judicieux d’utiliser des rectangles graphiques de couleur que l’on déplace laborieusement à la souris… Nous allons voir que l’on peut faire plus simple à partir du planning « texte » précédent.

Dans un premier temps, sélectionnons la plage de valeur du planning (E2:W31 dans l’exemple), puis nous allons faire une mise en forme conditionnelle personnalisée avec le choix « Accueil – Mise en forme conditionnelle – Nouvelle Règle » :

Et cliquons sur « Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué ».

Si la première cellule de notre plage était E2, nous la sélectionnons. Le « générateur » de formule va commencer à écrire =$E$2. Ce que nous voulons mettre en forme, ce sont les cellules qui ont une valeur supérieure à 0. Et nous devons supprimer les $, car la mise en forme conditionnelle ne doit pas s’appliquer en référence absolue. Enfin, dans le format, nous sélectionnons une couleur de remplissage et une couleur de police identiques. Voici alors le résultat :

Pour mettre à jour notre planning, nul besoin de retoucher des formes graphiques à la souris. Nous pouvons saisir un chiffre, et automatiquement, la cellule se colore. La touche SUPPR a l’effet inverse.

Pour conclure cette première partie, nous pouvons rappeler aux utilisateurs d’Excel 2007 et 2010 qu’il existe des options plus simples de mise en forme conditionnelles pour arriver à ce résultat. Mais la saisie de cette formule fonctionne bien avec Excel 2003 et sa mise en forme conditionnelle moins riche.

Maintenant, nous allons utiliser les sous-totaux multiples afin de « consolider notre planning ». Sélectionnons une cellule du planning, et allons dans le ruban Données, sur le choix « Données – Plan – Sous-total ». Nous allons alors cocher toutes les semaines, pour effectuer le sous-total de chaque semaine, à chaque changement de direction (on commence par le niveau le plus général).

Nous obtenons alors une ligne supplémentaire. Grâce à la mise en forme conditionnelle, cette ligne de consolidation est déjà colorée, et apparaît sous la forme d’une ligne de planning.

Nous allons maintenant effectuer le sous-total au niveau du Projet, en veillant à décocher « Remplacer les sous-totaux existant ».

Et répétons l’opération pour le dernier niveau de consolidation, le Chantier. Nous pourrons alors constater que les lignes de sous-totaux insérées ont un petit souci de mise en forme : les cellules non-colorées sont à 0. Il faudra alors à nouveau effectuer une mise en forme conditionnelle du style : si la valeur est 0, alors couleur de police = blanc. Le résultat est alors le suivant :

Nous voici maintenant avec notre planning consolidé. Si nous cliquons sur le niveau 4 de consolidation, nous obtenons :

Voilà, notre exemple de planning est ainsi créé. Avec les filtres automatiques, nous pouvons ne pas afficher les lignes totaux inutiles, pour plus de visibilité.

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Améliorer son efficacité avec Excel

Pourquoi améliorer son efficacité avec Excel ? Quand on maîtrise l’outil,  Excel permet d’organiser, de stocker, de poser une réflexion. C’est un outil d’une puissance hors du commun. Pourquoi si puissant ? Tout simplement parce que c’est un tableur (nous ne pouvons pas écarter les tableurs concurrents de cette réflexion, mais Excel reste de loin le plus répandu en entreprise). Un tableur, c’est une bête matrice, mais nos informations, une fois mises en tableaux, sont manipulables à l’infini avec les tris, formules, codes VBA, et plutôt facilement.

Excel est un outil indispensable pour un travail avancé de bureau, que l’on soit informaticien, ingénieur, cadre, employé, etc… C’est le couteau suisse du poste de travail informatique, qui permet un gain de temps considérable. Dans les articles de ce site,  nous nous efforcerons de vous faire découvrir certaines possibilités insoupçonnées d’Excel :

  • Base de données (légère certes, mais ça peut suffire dans bien des cas !)
  • Outil de développement avec VBA, permet de faire des applications très rapidement
  • Calculs financier, scientifique, etc… (les fonctions Excel !)
  • Outil de méthode et de réflexion (croisement de listes, etc…)
  • Présentation avancée (tableau croisés dynamiques…)

Et bien plus encore…

Nous insisterons sur la méthode, car nous pourrons croiser ici et là bien des informaticiens affirmer avec aplomb qu’un tableur comme Excel ne sert rien qu’à faire des tableaux… Et remarquer toute leur difficulté pour « pointer » deux listes avec une centaine d’enregistrements (n’importe quel informaticien doit savoir le faire en moins d’une minute, quel que soit le langage, pour Excel, ce sera la fonction RECHERCHEV).

Excel, par son interface VBA, est également un pont vers tout l’environnement Windows (Fonctions de manipulation de fichiers, accès et pilotage d’autres applications Word, Business Objects, Power AMC, etc.).

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