Excel Tools for Office

Excel Tools for Office est un classeur Excel, permettant d’effectuer l’export de texte brut contenu dans des documents Microsoft Office Word et PowerPoint. La totalité du texte est exporté : aussi bien le texte des paragraphes, que le texte contenu dans des tableaux, des dessins Office ou SmartArt, les en-tête et pied de page, etc. Le texte brut est exporté vers une feuille Excel de manière à être facilement requêtable. Il peut également être exporté vers des fichiers texte.

PRESENTATION

DESCRIPTION

Excel Tools for Office est un outil proposé au travers d’un classeur Excel.

L’export de texte brut peut s’opérer de deux manières : vers une feuille Excel, et vers des fichiers texte. La feuille Excel accueillant le texte brut est formatée de manière à être aisément requêtable à l’aide de filtres automatiques. De plus, chaque ligne de l’export contient le nom du fichier Office source, au format lien hypertexte, ce qui permet d’ouvrir le document immédiatement.

Dans quel cas utiliser un export de texte brut ?

Par exemple, un employé ressource humaine peut posséder des dizaines de CV au format word. Parmi ces CV, il cherche les CV de personnes possédant une compétence bien précise (langue « Portugais » par exemple). Dans la mesure où des CV n’ont que rarement le même formalisme, un export des CV au format texte brut dans une feuille Excel permettra d’interroger les CV comme une base de données, et de détecter (à l’aide d’un filtre automatique « Sélectionner les lignes contenant le texte Portugais ») les CV qui répondent aux critères souhaités.

COMMENT UTILISER LE PROGRAMME

MENU

Le menu est accessible à partir de la feuille :

Feuille « Param Export Office »

OPTIONS

Les répertoires qui vont être scannés par le programme, à la recherche de documents Word/PowerPoint, sont à saisir dans les cellules prévues à cet effet (deuxième colonne). Ces répertoires peuvent également être ajoutés à l’aide du bouton « Ajouter un répertoire ».

L’utilisateur choisit simplement le type de fichier Office à exporter, « Rechercher les fichiers Word » et/ou « Rechercher les fichiers PowerPoint ».

EXPORT DE TEXTE BRUT DANS UNE FEUILLE EXCEL

Le programme effectue l’export de texte brut dans la feuille « Export Office ». Cette feuille est formatée avec des liens hypertexte et des filtres automatiques, pour rendre la navigation dans le texte brut plus performante.

EXPORT DE TEXTE BRUT DANS UN FICHIER TEXTE

Pour chaque fichier Office scanné, un fichier texte est créé. Si deux fichiers ont le même nom (dans 2 répertoires différents par exemple) le programme renomme automatiquement les doublons.

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