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Les filtres automatiques Excel

Les filtres automatiques sont la colonne vertébrale de l’utilisation des feuilles Excel de données. Ils permettent d’interroger efficacement une grande quantité d’informations présentées sur une feuille de données.

Exemple, il est possible en quelques clics d’isoler les clients de notre exemple Figure 29 : résultat tri respectant les critères suivants :

  • homme,
  • né avant le 01/01/1960,
  • habitant à Paris.

 

POSITIONNER LES FILTRES AUTOMATIQUES SUR UNE FEUILLE DE DONNEES

Une feuille de données doit impérativement contenir les noms des colonnes en première ligne (si possible avec une mise en forme distincte des lignes de données, pour améliorer l’ergonomie visuelle du document). Pour positionner les filtres automatiques, il suffit de sélectionner les cellules de la première ligne sur lesquelles on veut pouvoir faire une sélection (ou la première ligne entière, les filtres seront alors positionnés sur toutes les colonnes renseignées).

Le filtre automatique est accessible de deux manières : par le menu « Accueil » du ruban et par le menu « Données ».

 

 

Lorsqu’un filtre automatique est activé, il est reconnaissable de deux manières dans l’affichage des données de la feuille :

  • le triangle de filtre devient un petit triangle couplé à un entonnoir ,
  • seules les lignes correspondantes au critère du filtre sont affichées. Leur numéro de ligne est bleu.

 

 

CHOIX POSSIBLES DE LA FENETRE DE FILTRE AUTOMATIQUE

  • Trier de A à Z

    Cette action permet de trier la colonne, dans le sens croissant.

  • Trier de Z à A

    Cette action permet de trier la colonne, dans le sens décroissant.

  • Trier par couleur

    Cette action permet de trier la colonne en affichant en premier la couleur sélectionnée.

  • Filtrer par couleur

    Cette action permet de filtrer les colonnes par couleurs. Seules les colonnes de la couleur sélectionnées sont affichées, comme dans l’exemple ci-dessous.

  • Filtrer par liste de données

    Par défaut, la case à cocher « (Sélectionner tout) » est cochée, ainsi que toutes les valeurs disponibles trouvées dans la colonne (dans la limite de 10.000).

    Si on veut afficher toutes les valeurs sauf une ou plusieurs valeurs, on décoche la ou les valeurs à enlever.

    Si on ne veut afficher qu’une ou quelques valeurs, on décoche tout d’abord la case à cocher « (Sélectionner tout) » pour décocher l’ensemble des valeurs, puis on sélectionne la ou les valeurs à afficher.

 

UTILISER LES FILTRES TEXTUELS

Les filtres textuels sont les plus puissants. Ils permettent d’établir des critères « approchés » et ainsi d’interroger finement une grande quantité de données.

Dans le cas des filtres textuels, l’interface d’Excel propose la fenêtre suivante (avec la première recherche positionnée selon le choix utilisateur). Il est possible de positionner deux critères seulement.

Un clic sur la liste déroulante affiche toutes les valeurs possibles de la colonne. Il est également possible d’entrer manuellement des valeurs, notamment pour les règles de type « commence par ».

Les règles de sélection possibles sont les suivantes :

  • est égal à,
  • est différent de,
  • est supérieur à,
  • est supérieur ou égal à,
  • est inférieur à,
  • est inférieur ou égal à,
  • commence par,
  • ne commence pas par,
  • se termine par,
  • ne se termine pas par,
  • contient,
  • ne contient pas.

 

Dans notre feuille de données exemple, un moyen sûr d’afficher tous nos clients Parisiens serait de positionner le filtre suivant :

 

COMBINER LES FILTRES SUR PLUSIEURS COLONNES

La combinaison de filtres nous permet d’isoler les lignes correspondantes aux critères suivants :

  • homme,
  • né avant le 01/01/1960,
  • habitant à Paris.

 

Il suffit pour cela de positionner les filtres adéquats sur chaque colonne concernée.

La combinaison de filtres sur plusieurs colonnes est une méthode puissante d’interrogation de feuilles de données Excel. C’est quelque peu l’équivalent du langage SQL en base de données.

SUPPRIMER TOUS LES CRITERES DE FILTRE AUTOMATIQUE

Sur certaines feuilles Excel, une multitude de critères peuvent être appliqués sur autant de colonnes. Il peut alors être fastidieux de supprimer tous les critères un par un. Pour supprimer tous les critères choisis en une seule action, il faut cliquer sur le bouton « Effacer » du ruban, menu « Données », groupe « Trier et filtrer » :

LES LIMITES DES FILTRES AUTOMATIQUES

Attention, les filtres automatiques fonctionnent correctement avec des feuilles de données. Mais ils posent problèmes avec des feuilles contenant des cellules fusionnées.

Si on filtre sur agence1 nous obtenons le résultat erroné suivant :

Enfin, les données doivent toutes être renseignées (dans le cas où l’on ne fusionne pas de cellule), il ne doit pas subsister de blancs signifiant « répétition de la valeur », comme sur l’exemple ci-dessous. En effet, un filtre positionné sur ces valeurs ne sélectionne pas la valeur à blanc !

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