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Fonction RECHERCHEV (1/3) : test de présence d’une valeur dans une liste

LA fonction essentielle sous Excel, c’est bien la fonction RECHERCHEV (en fait, pour ceux qui maîtrisent les bases de données, c’est la jointure).

Celui qui connaît bien cette fonction saura se sortir de nombreuses difficultés classiques et pourra dans certains cas grandement améliorer son efficacité (ou rapidité…).

Un cas vraiment tout bête auquel nous avons tous été confronté au moins une fois : le test de présence d’une valeur dans une liste…

EXEMPLE : nous avons une liste de 3000 noms (une liste de clients) sur un fichier Excel, et une autre liste de clients à vérifier, mais nous ne sommes pas sur que ces clients à vérifier sont bien présents dans ma liste clients. Nous voulons le vérifier. Avec 100 clients dans la liste clients, nous aurions pu le faire « manuellement », mais avec du volume ce devient impossible, et de plus, cela manque sérieusement de rigueur.

Pour la liste de clients (dans l’onglet clients), on imagine que les clients ont pour nom : nom1, nom2, etc jusqu’à nom3000.

Et voici la liste des clients à vérifier, dans l’onglet du même nom :

Pour insérer une formule, sélectionnons tout d’abord la cellule dans laquelle nous souhaitons insérer la formule, puis cliquons sur le « fx » ci-dessus entouré en rouge, pour faire apparaître l’assistant formule :

Choisissons la catégorie « Recherche et matrices », puis RECHERCHEV et validons par OK :

Comment fonctionne cette fonction :

  1. Sélectionner Valeur_cherchée (clic sur la zone de texte associée), et cliquer sur la valeur que l’on va chercher sur l’onglet client à vérifier.
  2. Sélectionner Table_matrice (clic sur la zone de texte associée), et cliquer sur l’onglet clients pour se positionner sur la liste des clients, puis cliquer sur l’entête de la colonne A pour sélectionner TOUTE la colonne (si on ajoute des clients par la suite, la formule fonctionnera toujours…).
  3. Mettre 1 dans No_index_colonne, et FAUX dans Valeur_proche (on travaillera le plus souvent avec cette valeur pour ramener la valeur exacte, mais attention aux performances ! Nous y reviendrons).

Le résultat de la formule est « nom18″, car Excel a simplement ramené la 1ère colonne de l’onglet clients, pour la ligne « nom18″. On peut par la suite faire un copier-coller jusqu’à la cellule B9. Mais il y a mieux et plus « ergonomique » : placez le curseur de la souris sur le coin bas-droite (entouré en rouge) de la cellule B2, laissez le bouton gauche de la souris enfoncé, et descendez la souris jusqu’à la cellule B9, puis relâcher le bouton. Magique ! Encore mieux, double-cliquez directement sur le coin bas-droite de la cellule !

Excel a automatiquement incrémenté les formules. En B3 il a écrit :

=RECHERCHEV(A3;clients!A:A;1;FAUX)

Quand il ne trouve pas le client à supprimer dans l’onglet clients, Excel renvoie la valeur #N/A.

Pour finir, on peut faire plus abouti en utilisant des formules imbriquées (une des bases de l’utilisation avancée d’Excel !) :

=SI(ESTNA(RECHERCHEV(A4;clients!A:A;1;FAUX)); »absent »; »présent »)

La formule ESTNA() teste si la formule RECHERCHEV() a trouvé une correspondance ou non, et renvoie VRAI si RECHERCHEV a trouvé, FAUX si la formule n’a pas trouvé de correspondance. Et la formule SI permet de tester : Si on ne trouve pas, alors nous renvoyons « absent » dans la cellule, sinon, nous écrivons « présent ». Les fonctions imbriquées ne sont pas toujours très lisibles (surtout quand on commence à imbriquer sur 3 niveaux ou plus…) mais on n’y coupe pas pour travailler vite sous Excel.

L’aide en ligne (F1) est très bien faite, c’est du Microsoft… Les formules sont bien documentées. Mais ce petit tutoriel sur la RECHERCHEV() est INDISPENSABLE, c’est le début d’une utilisation avancée de l’outil !

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