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Les filtres automatiques Excel

Les filtres automatiques sont la colonne vertébrale de l’utilisation des feuilles Excel de données. Ils permettent d’interroger efficacement une grande quantité d’informations présentées sur une feuille de données.

Exemple, il est possible en quelques clics d’isoler les clients de notre exemple Figure 29 : résultat tri respectant les critères suivants :

  • homme,
  • né avant le 01/01/1960,
  • habitant à Paris.

 

POSITIONNER LES FILTRES AUTOMATIQUES SUR UNE FEUILLE DE DONNEES

Une feuille de données doit impérativement contenir les noms des colonnes en première ligne (si possible avec une mise en forme distincte des lignes de données, pour améliorer l’ergonomie visuelle du document). Pour positionner les filtres automatiques, il suffit de sélectionner les cellules de la première ligne sur lesquelles on veut pouvoir faire une sélection (ou la première ligne entière, les filtres seront alors positionnés sur toutes les colonnes renseignées).

Le filtre automatique est accessible de deux manières : par le menu « Accueil » du ruban et par le menu « Données ».

 

 

Lorsqu’un filtre automatique est activé, il est reconnaissable de deux manières dans l’affichage des données de la feuille :

  • le triangle de filtre devient un petit triangle couplé à un entonnoir ,
  • seules les lignes correspondantes au critère du filtre sont affichées. Leur numéro de ligne est bleu.

 

 

CHOIX POSSIBLES DE LA FENETRE DE FILTRE AUTOMATIQUE

  • Trier de A à Z

    Cette action permet de trier la colonne, dans le sens croissant.

  • Trier de Z à A

    Cette action permet de trier la colonne, dans le sens décroissant.

  • Trier par couleur

    Cette action permet de trier la colonne en affichant en premier la couleur sélectionnée.

  • Filtrer par couleur

    Cette action permet de filtrer les colonnes par couleurs. Seules les colonnes de la couleur sélectionnées sont affichées, comme dans l’exemple ci-dessous.

  • Filtrer par liste de données

    Par défaut, la case à cocher « (Sélectionner tout) » est cochée, ainsi que toutes les valeurs disponibles trouvées dans la colonne (dans la limite de 10.000).

    Si on veut afficher toutes les valeurs sauf une ou plusieurs valeurs, on décoche la ou les valeurs à enlever.

    Si on ne veut afficher qu’une ou quelques valeurs, on décoche tout d’abord la case à cocher « (Sélectionner tout) » pour décocher l’ensemble des valeurs, puis on sélectionne la ou les valeurs à afficher.

 

UTILISER LES FILTRES TEXTUELS

Les filtres textuels sont les plus puissants. Ils permettent d’établir des critères « approchés » et ainsi d’interroger finement une grande quantité de données.

Dans le cas des filtres textuels, l’interface d’Excel propose la fenêtre suivante (avec la première recherche positionnée selon le choix utilisateur). Il est possible de positionner deux critères seulement.

Un clic sur la liste déroulante affiche toutes les valeurs possibles de la colonne. Il est également possible d’entrer manuellement des valeurs, notamment pour les règles de type « commence par ».

Les règles de sélection possibles sont les suivantes :

  • est égal à,
  • est différent de,
  • est supérieur à,
  • est supérieur ou égal à,
  • est inférieur à,
  • est inférieur ou égal à,
  • commence par,
  • ne commence pas par,
  • se termine par,
  • ne se termine pas par,
  • contient,
  • ne contient pas.

 

Dans notre feuille de données exemple, un moyen sûr d’afficher tous nos clients Parisiens serait de positionner le filtre suivant :

 

COMBINER LES FILTRES SUR PLUSIEURS COLONNES

La combinaison de filtres nous permet d’isoler les lignes correspondantes aux critères suivants :

  • homme,
  • né avant le 01/01/1960,
  • habitant à Paris.

 

Il suffit pour cela de positionner les filtres adéquats sur chaque colonne concernée.

La combinaison de filtres sur plusieurs colonnes est une méthode puissante d’interrogation de feuilles de données Excel. C’est quelque peu l’équivalent du langage SQL en base de données.

SUPPRIMER TOUS LES CRITERES DE FILTRE AUTOMATIQUE

Sur certaines feuilles Excel, une multitude de critères peuvent être appliqués sur autant de colonnes. Il peut alors être fastidieux de supprimer tous les critères un par un. Pour supprimer tous les critères choisis en une seule action, il faut cliquer sur le bouton « Effacer » du ruban, menu « Données », groupe « Trier et filtrer » :

LES LIMITES DES FILTRES AUTOMATIQUES

Attention, les filtres automatiques fonctionnent correctement avec des feuilles de données. Mais ils posent problèmes avec des feuilles contenant des cellules fusionnées.

Si on filtre sur agence1 nous obtenons le résultat erroné suivant :

Enfin, les données doivent toutes être renseignées (dans le cas où l’on ne fusionne pas de cellule), il ne doit pas subsister de blancs signifiant « répétition de la valeur », comme sur l’exemple ci-dessous. En effet, un filtre positionné sur ces valeurs ne sélectionne pas la valeur à blanc !

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Calculer les temps et les durées dans Excel

Une question qui revient souvent :

« J’ai procédé à un calcul, et je trouve 6,5 minutes. Je veux tout bêtement que ça m’affiche 6 minutes et 30 secondes, ou 00:06:30, mais il n’y a rien qui marche, c’est toujours pareil avec Excel !! ».

C’est assez normal de penser cela, car l’exercice est beaucoup moins trivial qu’il n’y paraît. Il faut avant tout savoir que ce n’est pas Excel qui est en cause, le problème est commun à tous les systèmes informatiques, bases de données et langages ! La gestion du temps est toujours un problème !

Pourquoi ? Parce que le temps est stocké d’une façon (6,5) complètement différente de l’affichage (6 minutes et 30 secondes). Et ça c’est commun à tous les langages, toutes les bases de données…

Dans quasiment tous les systèmes informatiques langages bases de données, Excel compris, l’unité de base est le jour. Aucun système informatique ne compte le temps avec des heures et des minutes et des secondes ! Le temps est stocké en numérique, en décimal :

1 = 1 jour

1/24 = 1heure

1/24/60 = 1 minute

Donc, si nous avons calculé un temps en fractionnel et obtenu 6,5 minutes, il faut le convertir en temps « universel », autrement dit en jour !

Effectuons dans une cellule le calcul suivant :

= 6,5 x (1/24/60)

Nous obtiendrons comme résultat :

0,00451388888888889

Et mettons ce résultat au format heure. Oh, miracle, nous obtenons le temps affiché correctement !

calcul-temps-durées-excel

Pour résumer, oui, la gestion du temps sous Excel c’est compliqué, mais c’est commun à tous les systèmes informatique, la faute aux grégoriens ou autres romains qui ont fractionné le temps ainsi (1 jour = 24h, 1h = 60 min etc.)

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Le tri Excel

Une feuille Excel contenant des données peut être triée. Le tri est une notion essentielle d’une feuille de données. Toutefois, les données doivent être présentées correctement afin d’utiliser efficacement le tri : la première ligne doit contenir les entêtes de données.

Le tri est disponible dans deux menus du ruban : le menu « Accueil » et le menu « Données ».

Trois options de tris sont disponibles :

  1. Tri de A à Z,
  2. Tri de Z à A,
  3. Tri personnalisé.

En fonction du type contenu de la colonne à trier, le bouton « Tri de A à Z » peut avoir un autre nom : pour une colonne contenant des nombres, le bouton sera nommé « Tri du plus petit au plus grand ». Pour une colonne contenant des dates, le bouton sera nommé « Tri du plus ancien au plus récent ».

Le tri d’une feuille telle que la feuille exemple ci-dessous peut porter sur un seul critère, aussi bien que sur plusieurs critères.

TRI SUR UN SEUL CRITERE

Le tri sur un seul critère est un tri sur une seule colonne. On sélectionne n’importe quelle cellule de la colonne à trier. Si on veut trier par l’âge (du plus petit au plus grand), on peut sélectionner la cellule G1, G2, etc. Et on clique simplement sur le bouton « Tri de A à Z » (pour l’âge, le bouton sera nommé « Tri du plus petit au plus grand »).

Si on sélectionne toute la colonne, une boite de dialogue de confirmation est proposée, pour étendre le tri à la sélection.

Il est donc possible de ne trier qu’une seule colonne sans trier le « tableau de données » entier.

TRI SUR PLUSIEURS CRITERES

Pour effectuer un tri sur plusieurs critères, cliquer sur le bouton « Tri Personnalisé ».

Il faut bien vérifier que la case à cocher « Mes données ont des en-têtes » est sélectionnée, de manière à avoir le nom de la colonne affichée dans la colonne à trier, et à ne pas intégrer la première ligne dans le tri.

Comme vous pouvez le constater, le tri Excel est facile à utiliser !

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Migration Prestashop

Prestashop est aujourd’hui une des solutions phares pour le e-commerce. C’est un progiciel hautement configurable, et toutes les fonctionnalités principales d’un site e-commerce sont intégrées nativement à Prestashop. De plus, c’est bien documenté. Il est donc tout à fait légitime que beaucoup franchissent le pas et basculent vers Prestashop 1.5, que ce soit à partir d’un autre système ou d’une vieille version de Prestashop.

Nativement, Prestashop possède des fonctions d’import de boutiques des anciennes versions de Prestashop (à partir de 1.4) ou d’autres systèmes. Mais attention, rien ne garantit le bon fonctionnement de cet import ! (surtout si vous aviez un thème propriétaire). Si vous voulez un nouveau site, plus design, il faudra vraisemblablement développer un nouveau site… Et ressaisir l’ensemble de vos produits ? C’est malheureusement souvent ce qui est proposé sur le marché…

Nous allons vous présenter ici les méthodes de migration vers Prestashop 1.5

MIGRATION NATIVE DE PRESTASHOP

Si votre boutique est développée en Prestashop 1.4 ou 1.5, essayez avant toute chose la Migration Prestashop proposée en natif. Cette fonction native se proposera d’effectuer une sauvegarde de votre boutique, mais surtout, soyez prudent, et sauvegardez vos données au préalable, et testez la migration sur un serveur de test !

Tout d’abord, installez le module 1-Click Upgrade (Addons)


Puis entrez dans la configuration du module. Si Prestashop vous propose effectivement la migration, alors vous pouvez tenter le coup :


Cela peut prendre un certain temps… Si cela fonctionne, vous avez de la chance, mais empressez-vous de tester votre boutique en long et en large ! Dès l’arrivée du le front-office, vous pourriez avoir des surprises… Sans parler d’anciens modules qui seraient non compatibles…

Si tout fonctionne, c’est parfait, vous pouvez dès à présent profiter des nouvelles fonctionnalités de Prestashop. Si cela ne fonctionne pas, il va falloir faire autrement…

FAIRE UN NOUVEAU SITE PRESTASHOP ET IMPORTER LES DONNEES

Je sais bien que parfois, on demande à l’e-commerçant de ressaisir tous ses produits suite à la livraison du nouveau site, mais cela est-il acceptable ? Quid de sa base client, des anciennes factures etc.

Quand on sait que la saisie d’une fiche produit peut facilement prendre 15 minutes, si votre boutique comporte des dizaines, des centaines de références, vous faîtes comment ? Le site peut être bon marché, mais tout le travail reste pour vous !

Non, vous devez utiliser la fonction d’import de données disponible dans le menu « Paramètres avancés – Import » :


Mais attention, cela n’est pas trivial du tout ! Certes, la solution Prestashop propose quelques exemples, mais c’est très léger pour vous aider à comprendre, et la documentation officielle n’est pas des plus complètes sur le sujet.

C’est pour cela que nous avons développé les « Excel Tools for Prestashop », qui sont un ensemble d’outils proposés au travers de feuilles Excel, pour automatiser une grande partie des tâches d’import de données.

Les fonctionnalités proposées sont :

  • Export des données d’anciennes versions de Prestashop vers des feuilles Excel,
  • Outil de saisie de « masse » du catalogue (utilisation des facilités d’édition d’un logiciel tableur !),
  • Génération des fichiers csv à importer dans Prestashop, à l’image des saisies précédentes ou imports d’anciennes versions de Prestashop,
  • Import dans votre nouvelle version de Prestashop des données non prévues dans les imports csv de Prestashop (par exemple, les factures),
  • etc.

Mais attention cet outil doit être paramétré et adapté en fonction de la solution source (ancienne version de Prestashop, autre CMS d’e-commerce, magasin physique…). Aujourd’hui il ne peut être commercialisé en l’état, dans la mesure où il fait appel à des connaissances avancées en SQL, en Excel et en Excel VBA.

A l’aide de cet outil, nous pouvons garantir :

•    Tout le catalogue (produits et catégories) sont correctement migrés, avec leur image, stock, déclinaisons et description,

•    Tous les clients sont repris, avec leurs adresses,

•    Toutes les commandes déjà effectuées sont bien présentes dans le back office, ainsi que les factures. Les clients peuvent également télécharger d’anciennes.

En plus, les produits conservent la même url : ce qui est référencé par Google (les liens déjà existant) restent fonctionnels.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question sur ce sujet !

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Utiliser la recherche dans Excel

La recherche de texte est une action qui peut s’effectuer sur toute feuille Excel. La recherche est accessible par deux méthodes :

  • le raccourci standard de Windows « CTRL + F »,
  • le bouton « Rechercher et sélectionner » du menu « Accueil » du ruban, groupe « Edition ».

LA RECHERCHE SIMPLE

Sur les données présentées ci-dessous, nous pouvons effectuer une recherche de la chaine de caractères « PARIS ». Chaque clic sur le bouton suivant sélectionne la cellule « suivante » contenant la chaine de caractères cherchée :

Paramètres par défaut de la recherche :

  • la recherche est effectuée ligne à ligne. C’est-à-dire que une occurrence de la chaine de caractère « PARIS » est recherchée à la ligne 1, puis la ligne 2 etc. Par exemple, la chaine « PARIS » en A8 serait trouvée avant la chaine « PARIS » située en B1,
  • la recherche n’est pas sensible à la casse (minuscule / majuscule). Si on cherche « PARIS », on trouvera également « Paris » ou « paris ».
  • La recherche ne porte pas sur le contenu entier d’une cellule. Par exemple, si une cellule C41 contient « découvrez nos paris sportifs en ligne » et que l’on cherche « PARIS », la cellule C4 validera la recherche.

Ces paramètres par défaut peuvent être modifiés, en cliquant sur le bouton « Options », c’est la recherche avancée.

Bouton « Rechercher tout » : la recherche présente tous les résultats dans une liste. Quand on clique sur une occurrence de la liste, la cellule est sélectionnée.

RECHERCHE AVANCEE

  • Dans : « Feuille / Classeur »

Si « Feuille » est sélectionné, la recherche ne porte que sur la feuille en cours. Si on sélectionne Classeur, la recherche porte sur toutes les feuilles sur classeur, ce qui est très utile lorsque nos données sont « éclatées » sur plusieurs feuilles.

  • Sens : « Par ligne / Par colonne »

Modifie le sens de la recherche

  • Regarder dans : « Formules / Valeurs / Commentaires »

« Formules » : la valeur est cherchée dans les formules pour les cellules contenant des formules, dans les valeurs affichées pour les cellules sans formules.

« Valeurs » : la valeur est cherchée dans les valeurs affichées pour les cellules avec ou sans formules.

« Commentaires » : la valeur est cherchée dans les commentaires saisis dans la feuille (menu « Révision », « Nouveau Commentaire ».

  • Respecter la casse

La valeur cherchée doit respecter exactement la casse. Exemple, si on cherche « PARIS », une cellule contenant « paris » ne sera pas sélectionnée.

  • Totalité du contenu de la cellule

Le texte de la cellule doit correspondre exactement à la valeur cherchée. Exemple, si on cherche « PARIS », « PARISOT », « PARIS SPORTIFS » ne seront pas sélectionnés. Seules les cellules contenant uniquement « PARIS » ou « paris » pourront être sélectionnées.

  • Format

La recherche peut être ciblée sur un format (couleur, police, etc.). Le format peut être choisi à partir de la cellule (auquel cas on sélectionne une cellule pour choisir un format à rechercher), ou bien en définissant le format dans la boite de dialogue des formats.

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Prestashop 1.5 : configurer l’ordre des produits dans une catégorie

Rien de très trivial dans l’interface du back-office de Prestashop 1.5 pour classer les produits dans un ordre bien précis. Il est important de souligner que l’ordre d’apparition (dans une catégorie) des produits sur votre site marchand est d’une importance capitale ! Si vous souhaitez mettre des produits en avant pour booster vos ventes, c’est un excellent moyen de le faire !

Tout d’abord, vous devez vous rendre dans le back-office, menu « Préférences – Produits », sur la partie « Pagination », et configurer le « Tri par défaut » sur « Position dans la catégorie », comme sur la copie d’écran ci-dessous.

Maintenant, affichez votre catalogue produit (menu « Catalogue – Produits »). Par défaut, vous ne voyez rien qui montre la possibilité d’un classement (sachant que c’était assez trivial en Prestashop 1.4).

Il faut en fait bien penser à cocher l’option « Filtrer par catégorie » !

En cliquant sur cette option, vous pouvez sélectionner une catégorie de votre catalogue, et vous voyez apparaître une colonne position :

Afin de pouvoir enfin classer les produits dans la catégorie, il ne faut pas que les positions soient indiquées par un numéro, mais par des petites flèches de déplacement haut et bas. Pour cela, cliquez sur la zone entourée en bleu sur la copié d’écran précédente :

Voilà, vous pouvez enfin classer correctement vos produits dans l’ordre que vous voulez (utilisez la souris et les flèches de déplacement quand vous placez la souris sur la zone en rouge ci-dessus), ils apparaîtront ainsi dans le front-office, la preuve en image :

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